在商务办公领域，越来越多的企业都将涉及到大量的文件复印，如果通通拿到复印店去复印，长期下来，费用相当昂贵。比较有经济实力的公司可以自己买一台复印机，但随之而来的又将是不定期的设备维修和耗材更换等烦琐的问题。还有一种情况是在大型会议或展览中临时需要大量复印的。从这些方面看来，复印机租赁至少有以下几点优势：
    一、使用门槛低

    一般入门级的复印机价格均在一万元以上，高端一点的需要几万甚至十几万，这不得不让很多有复印需求的用户望而却步。而复印机的租赁只需支付三、四千元甚至更低的租金即可拥有。

    二、量化使用成本

    通过租赁获得的复印机，除了按约定的单价支付复印费和自备复印纸外，不承担任何费用，如耗    材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。

    三、将风险降到

    如果自己购买一台复印机，对新机器的价格，商家服务保障，质量可靠度等因素是无法衡量的。在后期耗材的使用上，又存在成本与质量的矛盾。而租赁复印机不仅可以在出现问题时，获得服务商的免费维护或更换同档次的机型，耗材也是由服务商一手包办。一般复印机的寿命在三至五年，而如果选择租赁的话，根本不用担心它的寿命问题。

    四、灵活性强

    随着企业规模的扩大或转变，对复印机功能和性能的需求也可能有所调整。比如以前对速度要求不大，能复印就行，而现在希望达到较高的复印速度；或者需要扩展网络功能、扫描功能等。如果是租赁，只需与服务商协调换机就可以了，不必付出额外的费用。

    既然可以通过如此省心省力省金钱的方式来获得复印机的使用价值，用户何乐而不为？商家又何乐而不为？接下来我们再看看服务商在复印机的租赁上都有哪些方式，以及我们应该注意的事项。
    复印机的租赁方式

    租赁方式主要有长期租赁和短期租赁两种。长期租赁通常以年为单位，适用于大多数商务办公企业。从租赁合同签定起，以复印机计数器的印量数为底数，每月或每年核查一次并进行款项支付。此外，耗材与维修皆由服务商免费提供。短期租赁则是以天为单位，适用于临时性的会议、展览。

    复印机租赁的注意事项

    大家租赁一台复印机，目的是以最小的成本和风险获得它的使用价值。为了在长期的租赁合作中，能够真正做到省心、省力、省金钱，在签定租赁合同之前，我们就要对相关的事宜有一个充分的了解。

    租赁期限

    对于大多数企业来说，都会采取长期租赁的方式，成本更低，控制更稳定。长期租赁一般是一年起租，大家需要弄清楚的是在租赁期内，都有些什么灵活机制，是否可以更换机型，是否可以调整付款方式，是否有备机服务等。因为服务商的不同，其服务方式和质量也不尽相同。
   租金及其支付方式

    很多公司在复印机租赁方面都采取押金+月租+印量的收费方式。押金一般在三、四千元或者更少，主要是确保服务商提供复印机之后的风险最小化，双方合同期满时，只要机器没有人为的损害，押金当如数归还；月租就类似于我们手机的座机费，是您占用这一设备所付出的金钱。一般复印机租赁的月租在每月两三百元左右，也有公司的月租为零，这些都取决于您所租赁的机器本身的价值；还有就是印量，服务商用来租赁的复印机很多情况下都不是新机器，所以机器在被租赁的时候，本身就有一定的印量，这一切都记录在复印机的计数器内。计数器里的原始印量将被写入租赁合同中，以后按每页多少钱来计算。一般在0.1元至0.12元，也有的公司更低，只需几分钱一张。另外，单页收费的高低，还取决于您的平均复印量，月平均复印量越大，单页收费标准就越低。

    支付方式除了押金是在收到复印机之后一次性付清外，月租和复印费可以按月结、季付、年结等多种方式支付。

    复印机的新旧程度

    复印机的新旧程度直接影响到它的工作质量和您需要支付的押金。一台老化的复印机难免出现种种问题，虽然服务商免费提供维修服务，但也多多少少影响到您的正常工作。目前市场上用于租赁的复印机很多是六成新或者七成新，有少数的九成新。当然，也有的公司标称是全新的机器。您可以通过计数器的原始数据进行参考，也可以凭肉眼大致判断它的成色。

    耗材

    由于复印机租赁是由服务商免费提供耗材，我们可以不苛求服务商一定得用原装耗材，但起码得用质量好的。如果长期因耗材质量欠佳，给工作带来影响，将得不偿失。

    成本与效益问题

    复印机的租赁能给大家带来这么多好处，是不是都不用购买了呢？当然不是，我们可以通过购买和租赁的付出来算一笔帐，哪种方式更能获得的成本效益比：假设我们租赁一台复印机的期限为三年（差不多也是一台全新复印机的使用寿命），再设月租为200元。

    200元/月 X 36月=7200元，我们三年下来所需付出的月租即为7200元。服务商的利润=复印量 X （单价-耗材单页成本），我们可以看出复印量越高，服务商的利润也就越高。而这些利润当然是来源于被服务的企业，反过来看，也就是被服务的企业所应支付的成本。

    所以，租赁一台复印机三年时间，我们所要支付的代价是7200元+复印量 X （单价-耗材单页成本）。在这个公式中，单价是合同协商即定价，耗材单页成本也是固定的，都属于常量，只有复印量是变量，也就是说，我们复印量越大，支付越多，当它达到一定值的时候，可能就已经超出购买一台复印机的价值了。这个时候，租赁一台复印机就不如自己购买了。

    当然，复印量越大，可以与服务商协商的单价就越低，此外，还有维修等费用的因素，大家千万别忽视了。

    总结：当您通过以上方式得出的结论是购买比租赁更便宜，而且有足够的能力一次性购买的时候，就可以选择购买；反之，租赁更合算。从另一方面来看，复印机的租赁确实也给广大用户提供了一种行之有效的操作方式，使昂贵的复印机普及到了各个商务办公领域，促进了企业办公自动化的发展。
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